Übung 1

Import und Export in ArchivesSpace

Nachdem wir ArchivesSpaces installiert haben und bereits Accessions und Resources angelegt haben, sollen nun mit dieser Übung EAD-Daten in ArchivesSpace importiert und in MARCXML exportiert werden.

Bei Encoded Archival Description (EAD) handelt es sich um einen XML-Standard für die Codierung von archivarischen Findmitteln, welcher von der Technical Subcommittee for Encoded Archival Description der Society of American Archivists gemeinsam mit der Library of Congress definiert wurde (https://www.loc.gov/ead/, abgerufen am 19.11.2021). Für die Übung sollte eine Beispiel-EAD-Datei heruntergeladen werden und diese dann in ArchivesSpace importiert werden. Die Datei habe ich als Web Page, XML only lokal abgespeichert. In ArchivesSpace habe ich dann unter Create  Background Jobs  Import Data den Import Type “EAD” ausgewählt und das heruntergeladene File angehängt. Der Import wurde dann innerhalb von 5-10 Sekunden durchgeführt. Die hochgeladenen Informationen waren daraufhin zuunterst auf der Upload-Page ersichtlich. Beim Vergleich der HTML-Ansicht der Beispieldatei ist mir gleich aufgefallen, dass die Überschriften in ArchivesSpace sehr von denen in HTML abweichen.

Ansicht in ArchivesSpace:

Ansicht in HTML:

Bei weiterer Betrachtung ist mir aufgefallen, dass die Überschriften in ArchivesSpace vor allem aus den Abschnitten “Subjects” und “Genres and Forms” übernommen wurden, jedoch nicht vollständig. Auch die in HTML ersichtlichen Inventorys konnte ich in ArchivesSpace nicht finden. Da aus meiner Sicht der Import somit fehlerhaft war startete ich nochmals einen Versuch, bei welchem ich die EAD-Datei nun als “All Files” heruntergeladen habe. Auch dieses Mal haben z.B. aus der Auflistung “Genres and Forms” “Newsletters” gefehlt und auch die Inventorys habe ich nicht gefunden. Die restlichen Informationen hat es jedoch korrekt übernommen. Auch bei einem dritten Versuch hat es leider immer noch nicht funktioniert. Somit gab es hier klar einen Informationsverlust.

Beim Export sollte die gerade importierte Datei als MARCXML exportiert werden. Die Funktion habe ich sehr schnell gefunden:

Der Export war schnell durchgeführt. Beim Vergleich der ursprünglichen EAD-Datei mit dem MARCXML-File ist mir die unterschiedliche Darstellungsweise aufgefallen. MARCXML verwendet viel mehr Tags als dies bei EAD der Fall ist. Somit ist MARCXML auf den ersten Blick unübersichtlicher und schwerer zu lesen.

Titelangabe bei EAD:

Titelangabe bei MARCXML:

Zudem fehlt bei MARCXML z.B. der oben gezeigte Zusatz “A description of the collection at Syracuse University”. Somit gab es auch beim Export wieder einen Informationsverlust.